Una de tus obligaciones como patrón es la de determinar el ajuste anual de sueldos al realizar el cálculo anual del Impuesto Sobre la Renta a los trabajadores[1].
Esto lo determinas disminuyendo del total de los ingresos de todo el año, los impuestos locales retenidos durante el mismo (siempre que la tasa no exceda del 5%). Lo que resulte de la operación anterior se le aplicará la tarifa anual[2].
Contra el impuesto que resulte a cargo se le disminuirán las retenciones[3] efectuadas durante el año.
Quedaría de la siguiente manera:
| Ingresos del trabajador | |
| Menos: | Impuestos locales retenidos |
| Igual: | Ingresos gravados |
| [Aplicación de la tarifa] | |
| Igual: | Impuesto a cargo |
| Menos: | Retenciones de ISR |
| Igual: | ISR a pagar / ISR a favor* |
*Aquí hace falta aplicar la mecánica del Subsidio para el Empleo para determinar si existe ISR a favor o cargo.
Del cálculo anterior podemos tener dos situaciones:
- El trabajador puede tener una diferencia a su cargo y deberá aceptar la retención.
- El trabajador puede tener un saldo a favor.
En la primera situación, el patrón le descontará dicha diferencia en el pago que le realice en el mes de diciembre o en los pagos sucesivos.
En la segunda, el patrón compensará dicha cantidad a favor contra la retención del mes de diciembre y las retenciones sucesivas hasta agotarlo dentro del siguiente año.
Es importante mencionar que, el trabajador además, podrá solicitar la devolución de las cantidades no compensadas.
Sin embargo, en esta mecánica existe una situación un tanto injusta para los trabajadores que tengan saldo a favor, pues la ley establece que el patrón podrá, compensar los saldos a favor de un contribuyente contra las que debe retener a los trabajadores que tengan ISR a cargo.
De ahí la importancia de que, sepamos cuando estamos obligados a presentar la declaración anual como trabajadores o bien, cuando tenemos la opción de hacerlo y que esto nos represente una ventaja financiera al tener un saldo a favor.
Plazo para para presentar la declaración por ajuste anual de sueldos
La ley establece que las diferencias que resulten a cargo derivado de realizar el ajuste anual de sueldos se deberán pagar a mas tardar en el mes de febrero siguiente al año que corresponda.
Por lo que se tiene a mas tardar hasta el 28 de febrero para cumplir con esta obligación presentando la declaración y realizando el pago a mas tardar el mismo día.
Es importante que mencionar que estas diferencias no se presentarán como complementaria de Diciembre o de cualquier otro mes, sino que existe una declaración específica para declarar y enterar esta obligación.
Procedimiento para declarar el ajuste anual de sueldos
Ingresamos al portal del SAT y nos dirigimos al menú Declaraciones / Declaración mensual en el servicio de declaraciones…
Procedimiento para declarar el ajuste anual de sueldos a través del página del SAT.
Nos identificamos con nuestro usuario y contraseña, o bien con nuestra firma electrónica.
Posteriormente nos dirigimos al menú Presentación de la declaración / Provisionales.
Al ingresar los datos para presentar la declaración debemos seleccionar:
- Periodicidad: 8-Del ejercicio
- Período: Del ejercicio
Luego dar clic en [+] de la opción «otras obligaciones factibles a declarar» para que nos muestre la opción de presentar la de ISR retenciones por salarios.
Deberás presentarla de esta manera y no a través de una complementaria mensual para evitar molestias por parte de la autoridad al considerar que no esta presentada.
Casos en los que no se realiza el cálculo anual
La ley estable 3 situaciones en las que no estás obligado a realizar el cálculo del ISR de tus trabajadores y con ello determinar el ajuste anual de sueldos, y son las siguientes.
- Los iniciaron después del 1ero de enero o dejaron de trabajar antes del 1 de diciembre.
- Los que tuvieron ingresos anuales (gravados y exentos) superiores a los $ 400,000.00.
- Los que te hayan comunicado por escrito que ellos mismos presentarán su declaración anual.
CFDI por ajuste anual de sueldos y salarios
Recordemos que uno de los requisitos para poder hacer válida una deducción es la de contar con el comprobante fiscal[4] que ampare los pagos de dichas deducciones.
En este caso, el pago de sueldos, así como de las retenciones efectuadas a los trabajadores ya sea por contratación o subcontratación no son la acepción y se debe contar con el comprobante fiscal.
Ahora bien, el ejercicio fiscal 2018 ha terminado y es muy probable que al día de hoy no tengas el comprobante por las diferencias relacionadas con el ajuste anual de sueldos y salarios.
Para ello el contribuyente tiene distintos momentos[5] en los que puede reunir dichos comprobantes y hacer válida las deducciones:
- Al realizar las operaciones correspondientes.
- A mas tardar el último día del ejercicio fiscal.
- A mas tardar el día en que el contribuyente deba presentar su declaración.
Aquí el detalle es que la ley dice que los pagos de nómina deberán reunir los requisitos y la documentación comprobatoria, en los plazos que establezcan las disposiciones fiscales.
Sin embargo, el reglamento de la ley[6] menciona que en relación a lo establecido anteriormente, no se considera incumplido el requisito, cuando se cumpla de manera espontanea a mas tardar en la fecha en la que se deba presentar la declaración del ejercicio, siempre y cuando se hayan pagado las cantidades adeudadas debidamente con actualizaciones y recargos.
Dependiendo del software de nómina con el que estés trabajando (de paga o gratuito del SAT) deberás considerar las dos situaciones al momento de timbrar el recibo de trabajador.
Si le resultó cantidad a cargo (retención) deberás registrarla dentro del campo descuentos seleccionando la clave «101 ISR retenido del ejercicio anterior«.
En cambio, cuando tenga cantidades a favor deberás registrarla dentro del campo Otros pagos seleccionando la clave «005 Reintegro de ISR retenido en exceso de ejercicio anterior (siempre que no haya sido enterado al SAT).«
Se deberá hacer dentro del campo Otros pagos ya que se registran como datos informativos y no se suman a las percepciones obtenidas por el trabajador, por no ser consideras ingresos acumulables.
