Registro contable de operaciones deducibles y no deducibles
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A medida que avanza la tecnología nos tenemos que ir adaptando a los cambios, me refiero a que tradicionalmente el cheque está dejando de ser utilizado por los empresarios como medio de pago, son muy pocas la personas físicas y morales las que usan el cheque.
Normalmente los contribuyentes, para realizar los pagos de sus operaciones, están utilizando las transferencias bancarias, las tarjetas de débito y crédito, así como de tarjetas de crédito de casas comerciales.
Anteriormente cuando los contribuyentes necesitaban hacer un pago de un gasto personal, generalmente lo hacían en efectivo, con tarjeta de crédito y rara vez con cheque.
En la actualidad me he encontrado con que todo gasto sea del negocio o gasto personal los están efectuado, utilizando las transferencias bancarias o cargos domiciliados.
Esta situación me parece muy engorrosa porque nos entretiene queriendo saber de qué concepto se trata, si es deducible de impuestos o no lo es. Hay una revoltura de operaciones que tienen que ver con operaciones normales del negocio como de las que no lo son.
A continuación les muestro un cuadro donde seleccioné una de tantas facturas o CFDIs descargados de la página del SAT correspondiente al mes de abril de 2024 para que vean los comprobantes obtenidos de operaciones realizadas.
| Fecha | Proveedor | Importe | IVA | Total | Concepto | Forma de pago |
| 12/04/2024 | Home Depot | $4,000 | $640 | $4,640 | Accesorios | TDC Banco el barrilito S.A |
El 20/04/2024 el cliente adquirió artículos deportivos por un importe de $3,500 con IVA incluido y los pagó con tarjeta de crédito del Banco barrilito, por el cual no pidió factura y obviamente no aparece en la descarga de los CFDI y por supuesto tampoco aparece en el cuadro anterior.
Así que voy a proceder a registrar el asiento contable de la factura que sí es deducible y después vamos a ver qué pasará a la hora de cubrir su saldo que le muestra su estado de cuenta de TDC.
Por la compra de accesorios para oficina se correrá el siguiente asiento contable.
| Cargo | Abono | |
|---|---|---|
| GASTOS DE ADMINISTRACION | $ 4,000.00 | |
| Accesorios para oficina | ||
| IVA ACREDITABLE | 640.00 | |
| ACREEDORES DIVERSOS | $ 4,640.00 | |
| TDC del Banco el Barrilito, S.A |
En el siguiente mes que es mayo 2024 el contribuyente recibe su estado de cuenta de la tarjeta de crédito del Banco el barrilito, S.A por un importe a pagar por la cantidad de $8,140 y como consecuencia el empresario procede a liquidar ese monto a través de una transferencia bancaria. La liquidación del saldo es para evitar intereses.
El registro contable por el pago de saldo de la tarjeta a través de la transferencia será el siguiente:
| Cargo | Abono | |
|---|---|---|
| ACREEDORES DIVERSOS | $ 8,140.00 | |
| Banco el Barrilito S.A | ||
| BANCOS | $ 8,140.00 | |
| Banca Confía, S.A. |
En este caso, el registro contable aplicado nos daría un saldo deudor de $3,500 en la cuenta de Acreedores Diversos Subcuenta TDC banco el barrilito en la sección del pasivo, que corresponde a la compra de artículos deportivos por los cuales no hubo CFDI, situación que no es congruente, me refiero al saldo deudor y que para no tener que depurar posteriormente esos saldos incongruentes, nos vemos forzados a registrar esa diferencia como GASTOS NO DEDUCIBES.
Por lo tanto, haremos el ajuste al aplicar el siguiente asiento contable:
| Cargo | Abono | |
|---|---|---|
| ACREEDORES DIVERSOS | – $ 3,500.00 | |
| Banco el Barrilito S.A | ||
| GASTOS NO DEDUCIBLES | $ 3,500.00 |
Voy a enlistar los conceptos más comunes que nuestro cliente realiza muy a menudo en su cuenta bancaria y son los siguientes:
- Pago de SKY
- Compra de tiempo aire sin factura
- Pago de Spotify
- Publicidad por Facebook
- Compra de artículos personales
- Mercado pago
- Retiro de efectivo por cajero automático
- Pagos a tarjetas de crédito
- Pago de servicio de Total Play
- Compra de medicamentos
- Viajes de placer
- Otros servicios no identificados
Por todas estas operaciones no se cuenta con CFDI y aunque se tuvieran, no serían deducibles en la mayoría de los casos, salvo que la naturaleza de la actividad preponderante así lo exigiera. Pero toda esta cantidad de conceptos de gastos lo único que consiguen es que se trabaje en exceso y generalmente no se obtiene un beneficio adicional para el contador A lo que voy es que la carga de trabajo aumenta llenando la información contable de datos innecesarios.
Cuando todas estas operaciones deberían ser liquidadas en efectivo o con un reembolso de gastos a través de un cheque, pero como dije al principio, tenemos que adaptarnos a los cambios y entiendo que para todos nosotros es más fácil utilizar la aplicación del banco y hacer las transferencias desde la comodidad de nuestro hogar o nuestro negocio.
Por lo que la expedición de un cheque resulta por demás inconveniente porque en la mayoría de los casos, sobre todo en los contribuyentes del RESICO o actividad profesional, las erogaciones las realiza directamente el empresario.
Sugerir que los clientes nos den sus estados de cuenta de tarjetas de crédito para hacer un análisis exhaustivo, es algo que considero absurdo, porque eso implicaría dedicarle mucho tiempo a investigar todas las operaciones que realiza el cliente con su tarjeta o tarjetas de crédito, incluso pueden hasta molestarse por cuestionar aquellos gastos que son de total discreción.
Nosotros no somos investigadores, nuestro trabajo es generar información financiera que sea útil y oportuna. De manera pues que no será sencillo ir cuadrando el saldo acreedor de las tarjetas de crédito contras los saldos en las balanzas de comprobación, no queda otra más ir dejando en cero los saldos de las balanzas. Esto nos obligaría a hacer ajustes para ir eliminando los saldos deudores en las cuentas de acreedores, de las tarjetas de crédito.
Conclusión
Tenemos que registrar un mayor número de operaciones no deducibles por ser gastos personales.
Es recomendable que el cliente realice retiros de su cuenta de cheques por cantidades globales a otra cuenta personal para que a través de esa cuenta realice todas sus operaciones que nada tienen que ver con su negocio.
Por supuesto los retiros deben ser aproximados a las ganancias netas que declara para evitar que el SAT presuma que el contribuyente está omitiendo ingresos y utilidades en sus declaraciones mensuales y anuales. Recordemos que todas la cuentas bancarias son susceptibles de ser auditadas por la autoridad fiscal, y no por llevar una cuenta aparte signifique que ya está libre de posibles créditos fiscales.
No recomiendo que el contador tenga que llevar registros contables de todas las operaciones que realiza su cliente a través de sus tarjetas de crédito, sería un trabajo por demás incosteable.
El saldo deudor de las subcuentas de acreedores diversos podría dar lugar a una discrepancia fiscal.
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