Depuración de cuentas en los informes contables

Depuración de cuentas en los informes contables

La depuración de cuentas en los informes contables, es una acción de vital importancia en toda contabilidad, ya que de ella dependerá la correcta apreciación financiera de la empresa.

A lo largo de mi vida profesional como auditor fiscal, me he encontrado con un gran número de informes contables que son preparados por la administración de la empresa.

Algo que me he encontrado regularmente es la incongruencia de los saldos que presentan las cuentas de balance y de resultados en la balanza de comprobación.

En su oportunidad he propuesto los ajustes y reclasificaciones para realizar la depuración de cuentas que se muestran en la balanza de comprobación y para ello quiero mostrarles a ustedes algunos ejemplos.

Sin duda alguna, todos los contadores siempre tomamos en cuenta hasta donde sea posible la aplicación de las disposiciones fiscales vigentes aplicables a cada caso en particular.

Aunque por ahí he escuchado decir de algunas personas, que los contadores no estamos facultados para interpretar la ley, pero lamentablemente no todos los abogados tienen idea de la forma en que se deben aplicar las disposiciones fiscales en la contabilidad de los contribuyentes.

Luego entonces ¿Quién debe ser el profesional adecuado para determinar la forma en que habrá de aplicarse un precepto legal? Yo diría que sin temor a equivocarme debe ser el contador de la empresa.

Es bien sabido de todos los contadores, que la información debe tener las siguientes características principales:

  • Ser oportuna para la toma de decisiones.
  • Confiable en cuanto la información que presenta.
  • Debe abarcar todas las operaciones que realiza un ente económico.

Pero ¿Cómo pueden los usuarios de la información financiera tomar decisiones acertadas, si las balanzas de comprobación tienen saldos contrarios a la naturaleza de cada cuenta?

Aquí algunos ejemplos de situaciones muy frecuentes que requieren una depuración de cuentas:

  • El saldo de la cuenta de clientes es de naturaleza deudora, aparece con saldo negativo.
  • El saldo de la cuenta de proveedores es de naturaleza acreedora aparece con saldo positivo.
  • El saldo de la cuenta de gastos no contempla el pago de la nómina solo porque no fueron timbrados los recibos. Su saldo es incongruente, no refleja la totalidad de las operaciones efectuadas.

Depuración de cuentas mediante ajustes y reclasificaciones

Antes de hacer la depuración de cuentas mediante propuestas de ajustes y reclasificaciones, voy a comentar brevemente ambos conceptos:

Ajuste: El propósito de registrar este tipo de asientos contables es reconocer que pueden haber las siguientes inconsistencias:

  1. No se han registrado ingresos, o se registraron ingresos demás,
  2. Existen gastos que se han devengado pero que por no tener el comprobante fiscal (PDF y XML) no se les ha dado registro contable, tal es el caso de la nómina, que por no timbrase a tiempo a veces se deja fuera de los informes,
  3. Depreciaciones que por descuido de los responsables de la contabilidad las contabilizan hasta el cierre del ejercicio, muy mal hábito por parte de algunos colegas.

Por lo tanto, realizar la depuración de cuentas mediante el registro de estas operaciones afectan los resultados del período.

Reclasificación: Cuando por error no se les da clasificación adecuada a algunas operaciones, se les asigna una cuenta equivocada, como por ejemplo los siguientes:

  • El pago de un gasto efectuado por terceros en lugar de abonar a la cuenta de acreedores diversos se les asigna la cuenta de Deudores Diversos.

Este tipo de depuración de cuentas no afecta a los resultados del ejercicio, solamente se trata de darles la presentación razonable en la información financiera.

Los ejemplos que voy a mostrar para realizar la depuración de cuentas a la comunidad contable sobre la forma de cómo deben contabilizarse los ajustes, se trata de una empresa que realiza operaciones sujetas a la tasa del 0% del IVA.

En otra ocasión citaré un ejemplo con operaciones sujetas a la tasa del 16%.

Suponiendo que tenemos el saldo de la cuenta de clientes en la balanza de comprobación y que después de las investigaciones que hicimos, descubrimos que el cliente pagó una venta que se le hizo y que no se le facturó pero la pagó de contado como sigue:

El ajuste a correr es el siguiente:

Continuando con la misma empresa, se descubrió que el pago de publicidad fue efectuado por un agente de ventas a quien no se le había dado ningún dinero por comprobar y su importe lo abonaron a la cuenta de Deudores Diversos.

Sin embargo, la persona que pagó el gasto, demostró no deberle nada a la empresa, por lo que en la balanza de comprobación muestra el siguiente dato:

El asiento de reclasificación a correr es el siguiente:

Espero que con estos dos ejemplos sirvan de guía para quienes se aficionan a las revisiones de estados financieros.

Seguiré con más comentarios en la siguiente sesión.

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