Contabilidad Electrónica

Libros contables obligatorios en una corporación mercantil

CPC Salomón Castro Charco

Libros contables obligatorios en una corporación mercantil

¿Qué tan importante es llevar esos libros en la contabilidad electrónica?

Tenemos muchas leyes que hablan de llevar tanto la contabilidad, como los libros correspondientes, pero casi es letra muerta porque muchos no cumplen con esa obligación.

Me he dado la tarea de hacer una recopilación de los artículos más usuales en el que se mencionan los lineamientos y la obligatoriedad de cumplir con esos archivos y son los siguientes:

Iniciaré mi comentario con lo reglamentado por el Código de Comercio mexicano en su artículo 34 que dice lo siguiente en cuanto a los libros  Mayor y de Actas :

Libro mayor y libro de actas

Artículo 34.- Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, los comerciantes deberán llevar un libro mayor y, en el caso de las personas morales, el libro o los libros de actas; sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para los registros y documentos que tengan relación con las obligaciones fiscales del comerciante.

Los comerciantes podrán optar por conservar el libro mayor y sus libros de actas en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre y cuando, en estos últimos medios se observe lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría.

Tratándose de medios impresos, los libros deberán estar encuadernados, empastados y foliados. La encuadernación de estos libros podrá hacerse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio.

“Artículo reformado DOF 23-01-1981, 07-04-2016

Es de suponerse que en cuanto al libro de actas se hace obligatorio para personas morales, no así para personas físicas.

Pero, hablando del libro de actas de asambleas, es menester que se precise qué tipo de actas deben plasmarse en este libro. Por ejemplo, la ley de sociedades mercantiles clasifica a las asambleas en ordinarias y extraordinarias, de manera que esas actas de asambleas deberán asentarse en ese libro o bien, a conveniencia de la empresa podrá llevarse un libro de actas de asambleas ordinarias y otro de asambleas extraordinarias, eso es a criterio  de la administración de la empresa.

Tratándose de las actas de asambleas ordinarias, los artículos 180 y 181 de la Ley General de Sociedades Mercantiles nos dice lo siguiente:

Artículo 180.- Son asambleas ordinarias, las que se reúnen para tratar de cualquier asunto que no sea de los enumerados en el artículo 182.

Artículo 181.- La Asamblea Ordinaria se reunirá por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social y se ocupará, además de los asuntos incluidos en la orden del día, de los siguientes:

I.- Discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores a que se refiere el enunciado general del artículo 172, tomando en cuenta el informe de los comisarios, y tomar las medidas que juzgue oportunas.
II.- En su caso, nombrar al Administrador o Consejo de Administración y a los Comisarios;
III.- Determinar los emolumentos correspondientes a los Administradores y Comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos”

En tratándose de asambleas extraordinarias el art. 182 del mismo ordenamiento nos señala lo siguiente:
Artículo 182.- Son asambleas extraordinarias, las que se reúnan para tratar cualquiera de los siguientes asuntos:

I.- Prórroga de la duración de la sociedad;
II.- Disolución anticipada de la sociedad;
III.- Aumento o reducción del capital social;
IV.- Cambio de objeto de la sociedad;
V.- Cambio de nacionalidad de la sociedad;
VI.- Transformación de la sociedad;
VII.- Fusión con otra sociedad;
VIII.- Emisión de acciones privilegiadas;
IX.- Amortización por la sociedad de sus propias acciones y emisión de acciones de goce;
X.- Emisión de bonos;
XI.- Cualquiera otra modificación del contrato social, y
XII.- Los demás asuntos para los que la Ley o el contrato social exija un quórum especial.

Estas asambleas podrán reunirse en cualquier tiempo.

En cuanto al libro de socios y accionistas, el Código Fiscal de la Federación en su artículo 27 letra B fracción V, menciona lo siguiente:

Libros de socios y accionistas

Artículo 27. En materia del Registro Federal de Contribuyentes, se estará a lo siguiente:

B. Catálogo general de obligaciones:

V. Anotar en el libro de socios y accionistas, la clave en el registro federal de contribuyentes de cada socio y accionista y, en cada acta de asamblea, la clave de los socios o accionistas que concurran a la misma.

¿Y qué decir de los libros Diario y de Estados de posición financiera?

El artículo 33 letra B Fracciones II, VI y XV del Reglamento del Código Fiscal de la Federación nos dice lo siguiente:

Libros Diario y de Estados de Posición Financiera

Para dar cumplimiento a la obligación de las empresas de llevar estos libros, basta observar lo que nos dice el art. 33 letra B fracciones II, VI y XV del Reglamento del Código Fiscal de la Federación que transcribo a continuación:

  • Libros Diario;
  • Libros de Estados de Posición Financiera (Comprende el Balance General, Estado de variaciones en el capital contable, Estado de Origen y aplicación de recursos, Balanzas de comprobación y auxiliares así como el reporte de inventarios)
Artículo 33.- Para los efectos del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo siguiente:

B. Los registros o asientos contables deberán:

II. Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como integrarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final.

Podrán llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberán existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente;

VI. Formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados;

XV. Los registros de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados, en los que se llevará el control sobre los mismos, que permitan identificar cada unidad, tipo de mercancía o producto en proceso y fecha de adquisición o enajenación según se trate, así como el aumento o la disminución en dichos inventarios y las existencias al inicio y al final de cada mes y al cierre del ejercicio fiscal, precisando su fecha de entrega o recepción, así como si se trata de una devolución, donación o destrucción, cuando se den estos supuestos.

Para efectos del párrafo anterior, en el control de inventarios deberá identificarse el método de valuación utilizado y la fecha a partir de la cual se usa, ya sea que se trate del método de primeras entradas primeras salidas, últimas entradas primeras salidas, costo identificado, costo promedio o detallista según corresponda;”

En otro contexto, cuando existía la obligación de llevar un libro de inventarios, posteriormente se dijo que dicho libro ya no era obligación llevarlo, incluso muchas contadores decían que el libro de inventarios y balances ya no era necesario.

Entonces la pregunta es ¿En qué archivos o base de datos vamos a llevar los estados de posición financiera y sus anexos? ¿Y en qué base de datos vamos a llevar la relación de los inventarios a que están obligados a llevar los contribuyentes?

Si bien, no existe el término Libro de Inventarios y Balances, lo cierto es que de alguna forma esos informes se deben mantener en un libro especial y no solo en un programa informático de registro contable, debido a que esos reportes financieros son susceptibles de modificaciones muy caprichosas. Sobre todo sucede que en muchos despachos hacen cambios muy a menudo sin avisar al empresario.

O sea que el libro o los libros de Inventarios y Balances se siguen manejando solo que en sistemas más sofisticados. De manera que estamos hablando de lo mismo, solo que en diferentes tipos de registros de archivos.

Por lo general, casi todos los programas de contabilidad informáticos, incluyen en sus reportes financieros todos los informes como son: Balance general, Estado de resultados, Estado de Flujo de Efectivo y auxiliares obteniéndose en forma automática. De manera que llevar un libro a la antigüita como era antes de la implantación de software contable, ya no es necesario elaborarlo a mano, todo eso se obtiene de la computadora.

Continuado con las obligaciones para las personas morales en cuanto a libros se refiere, seguiré con la lista de esos archivos, mencionando que por su parte la Ley de Sociedades Mercantiles en sus artículos 128 y 219 nos dice lo siguiente:

Libro de Acciones

Artículo 128.- Las sociedades anónimas tendrán un registro de acciones que contendrá:

I.- El nombre, la nacionalidad y el domicilio del accionista, y la indicación de las acciones que le pertenezcan, expresándose los números, series, clases y demás particularidades;

II.- La indicación de las exhibiciones que se efectúen;

III.- Las transmisiones que se realicen en los términos que prescribe el artículo 129;

Libro de aumento y/o disminución de capital

Artículo 219.- Todo aumento o disminución del capital social deberá inscribirse en un libro de registro que al efecto llevará la sociedad.

Conclusión:

Los libros que toda organización constituida  ya sea como persona moral o persona física con actividades empresariales deberán llevar según su naturaleza, como ya lo aclaré en los párrafos anteriores, son los siguientes:

  1. Libro Diario
  2. Libro Mayor
  3. Libro de Inventarios
  4. Libro de Estados de posición financiera
  5. Libro de actas
  6. Libro de socios y accionistas
  7. Libro de acciones
  8. Libro de aumento y/o disminución del capital contable.

Pero aquí viene un “pero”;  -“Aguas con los asientos de ajustes y reclasificaciones”- Si la contabilidad se lleva dentro de la administración es muy probable que los ajustes y reclasificaciones que sugieran los auditores internos o externos, o incluso el mismo departamento de contabilidad, dichas modificaciones a los estados financieros trasciendan oportunamente en los acuerdos de las asambleas cuando estos sean revisados, analizados y autorizados por el responsable de la contabilidad de la empresa, Pero ¿Qué pasaría si la contabilidad se lleva en despachos contables y los ajustes y/o reclasificaciones se registran a capricho del contador del despacho? Lo más probable es que tendríamos informes contables desde el balance general, el estado de resultados, las balanzas de comprobación, estado de cambios en la situación financiera y auxiliares, hechos un verdadero desastre, máxime si no se vigilan adecuadamente los asientos de ajustes y reclasificaciones que puedan afectar sustancialmente a los resultados de operación y consecuentemente los efectos en el pago de impuestos, pago de PTU y pagos de dividendos, todos ellos en exceso o de menos.

En resumidas cuentas, los libros de contabilidad estarán hechos un desastre si no hay vigilancia en su elaboración ya sea de la empresa o del fisco federal. Recordemos que mientras no exista una responsabilidad en los registros contables, habrá un desorden en el registro de diferencias con mayor razón ahora que tenemos unas leyes fiscales por demás confusas.

Creo que yo que los contribuyentes gozamos de un paraíso fiscal, porque a pesar de que hay una multa por cada libro u obligación que no se cumpla en tratándose de los libros de contabilidad, hasta el momento no he visto a algún contribuyente que lo hayan multado por no cumplir con los libros de actas.

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