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Notas a los Estados Financieros

CPC Salomón Castro Charco

Notas a los Estados Financieros

Hablar de notas a la información financiera, es una de las herramientas muy útiles para los usuarios de la contabilidad, incluyendo a las autoridades fiscales.

Sin embargo, he observado que quienes preparamos la información contable, estimo que solo al 10% del universo de contribuyentes se les elaboran informes con notas adicionales y quiero referirme principalmente a los contribuyentes que dictaminan sus estados financieros, dejando el 90% de ese universo fuera de esta información diría yo, complementaria.

Los contadores en México solamente nos hemos enfocado a la parte fiscal pero rara vez, o casi nunca, a expresar comentarios adicionales al pie de los informes que permitan conocer el negocio en toda su dimensión.

Cuando prestamos servicios a los negocios pequeños y medianos, siempre estamos atentos a las reformas fiscales, incluso me ha tocado estar en cursos donde los expositores van al grano: hablar del último grito de la moda en materia fiscal, porque seguramente los clientes de los asistentes solamente piensan en sus beneficios fiscales y económicos, o sea, algo que le reditúe en una disminución en el pago de las contribuciones.

En ese sentido no le veo mucho inconveniente, lo que pasa es que muchos de nosotros nos olvidamos de algo que pudiera darle sabor y belleza al trabajo de llevar una contabilidad más explicativa y entendible, y me refiero a las notas de los estados financieros preparados a diferentes fechas.

Muchos olvidamos de que al igual que una empresa le busca mostrar a su producto o servicio que ofrece al público, mejorar el empaque, la envoltura, el color e incluso el olor de esos productos, nosotros también podemos mejorar nuestro trabajo anexándole a nuestros informes las notas a los estados financieros.

Los Estados Financieros más comunes de gran utilidad son:

  • Balance de Situación Financiera
  • Estado de Resultados
  • Estado de Flujo de Efectivo
  • Estado de Costo de Producción y Ventas

Las notas a los Estados Financieros deberán plasmarse en el orden en que aparecen las cuentas de cada uno de los informes como a continuación se detalla:

Notas generales

Fecha de constitución: Se debe indicar la fecha de constitución de la compañía, como por ejemplo decir:

La compañía X, S.A. de C.V se constituyó el día 01 de mayo de 2010 ante la presencia del Notario Público Núm. 20 de la ciudad de la Joya, Mich. Iniciando operaciones el mismo día de su constitución, o sea a partir del momento en que se firmó el acta de constitución de acuerdo a lo señalado por artículo 23 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación.

Domicilio fiscal: Deberá señalarse el domicilio fiscal de la empresa para efectos de que los usuarios puedan ubicar físicamente al negocio.

Actividad preponderante: Deberán mencionarse la actividad o actividades a las que se dedica la empresa. Esto permitirá evaluar qué actividad es la principal y determinar la rentabilidad del establecimiento.

Sucursales: En caso de contar con sucursales, deberán señalarse los domicilios de las sucursales que integran la negociación.

Los trámites presentados ante el SAT, desde los avisos de aperturas y cierres de establecimientos, asimismo los cambios de domicilio presentados.

Visitas domiciliarias: Si la empresa se encuentra en proceso de una visita domiciliaria deberá hacerse mención de este hecho, señalando el número de oficio de la orden de visita por la autoridad fiscal, por la posible determinación de créditos fiscales por diferencias de contribuciones no cubiertas oportunamente y consecuentemente un desembolso de efectivo por pago de las diferencias . La defensa fiscal tiene un costo y ese costo debe contemplarse también como un posible desembolso de efectivo.

Notas al Activo

Inventarios: Deberá señalarse si la empresa  cumple con la obligación fiscal del artículo 76 Fracción IV de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, que es practicar un inventario físico de los inventarios y de acuerdo a ese informe comentarse si la empresa cuenta con artículos obsoletos que pudieran ocasionar gastos excesivos de costos de almacenaje o si existen productos de lento movimiento. Es muy importante señalar la rotación de inventarios. Deberá indicarse asimismo la frecuencia con la que se practican inventarios físicos independientemente de la obligación fiscal.

Deberá mencionarse qué método de valuación inventarios se utilizan para valuar este activo de acuerdo a lo señalado por el artículo 41 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, por ejemplo, si utiliza cualquiera de los métodos siguientes:

I.-Primeras entradas primeras salidas (PEPS).

II. Costo identificado.

III. Costo promedio.

IV. Detallista

Cuentas por cobrar: Es necesario que se explique si las cuentas por cobrar son susceptibles de hacer efectivo su cobro o si es necesario hacer una depuración de los saldos a fin de que la empresa tenga un capital de trabajo suficiente para hacerle frente a sus compromisos a corto plazo. En caso de contar con cuentas por cobrar con saldos promedios de hasta 30,000 UDIS podrían cancelarse y hacerse la deducción, siguiendo las reglas como lo permite el artículo 27 fracción XV inciso a) de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

Por otro lado, si existieran cuentas por cobrar por préstamos a socios o gastos por comprobar que beneficien a los mismos, debe hacerse este señalamiento, ya que es muy probable que la autoridad fiscal los considere como pago de dividendos fictos, causándole a la empresa el pago de las retenciones del ISR por dichos dividendos de acuerdo a lo previsto por el artículo 140 Fracción II de la Ley de ISR.

Contribuciones a favor: En el supuesto de que la empresa tenga saldos a favor de contribuciones, deberán observarse y en su caso sugerir la recuperación de los mismos para ayudar a reforzar el capital de trabajo de la empresa.

Activos fijos: Es muy común depreciar los activos fijos de acuerdo con los porcentajes de depreciación máximo que señalan los artículos 33 al 36 de la Ley del ISR, pero eso es una mala costumbre, ya que por lo regular los activos fijos en condiciones normales de uso, duran lo triple del tiempo en que normalmente se agotaría el bien.

Por ejemplo, un automóvil se agota fiscalmente en cuatro años depreciándolo en 25% por cada ejercicio, pero en realidad ese automóvil le puede durar a la empresa un uso de hasta unos 12 años en promedio.

Depreciar los vehículos de acuerdo a los porcentajes máximos permitidos por la Ley, pone en desventaja la valuación del negocio, porque si tomamos los valores del balance general, resulta que el activo fijo “X” puede ser que tenga un valor en libros demasiado bajo o en incluso en cero, cuando en realidad el activo fijo puede tener una valor de recuperación bastante considerable, dependiendo de la situación física en que se encuentre.

En mi opinión el método de depreciación contable debe ser el de línea recta que es tomando el Monto Original de la Inversión menos el Valor de Desecho entre el número de años aproximados de uso.

De manera que siempre es conveniente llevar una depreciación contable y una fiscal independientemente del valor de actualización fiscal de la deducción de la depreciación que normalmente se determina considerando el procedimiento de ley.

Señalar si los activos fijos se encuentran en condiciones favorables de uso o si ya están depreciados en su totalidad y si se cuenta con un fondo de reserva para nuevas adquisiciones.

En caso de que la empresa tenga activos fijos en comodato o arrendados deberá señalarse este hecho, para efectos de deducir los gastos de mantenimiento de los mismos, estos gastos serán permitidos por la ley siempre y cuando se cumplan con los requisitos que en este caso son los contratos firmados correspondientes por la partes interesadas.

Notas al Pasivo

Demandas laborales: En el supuesto de que la empresa tenga una demanda laboral, es muy probable hacer erogaciones por concepto de indemnizaciones al personal y esta situación debe señalarse en los comentarios. Me ha tocado ver que muy pocas empresas crean provisiones por posibles demandas laborales.

Contribuciones por pagar: No basta creer que se cumplen oportuna y correctamente las contribuciones del ISR e IVA si la empresa es causante de esas contribuciones, es necesario conciliar los depósitos bancarios contra los ingresos declarados en vista de que si los depósitos superan los ingresos declarados y el IVA declarado, las diferencias mensuales determinadas que no tengan una explicación convincente para la autoridad fiscal, pueden derivar créditos fiscales de ISR e IVA tal como lo señala el artículo 59 fracciones III y IV del Código Fiscal de la Federación.

De existir esta inconsistencia deberá mencionarse esta situación.

Préstamos bancarios: En caso de que la empresa tenga contratado un crédito bancario deberá mencionarse la fecha de vencimiento y la garantía otorgada. Esto permite evaluar el riesgo que corre la fuente de trabajo en caso de no pagar sus adeudos.

Otros pasivos: Asimismo, el reparto de utilidades que debe entregarse a los trabajadores, deberá señalarse si la empresa no ha cumplido oportunamente con la entrega de esas utilidades o repartido utilidades de ejercicios anteriores, ya que de no hacerlo oportunamente, la empresa puede hacerse acreedora a sanciones costosas por la Secretaría del Trabajo Y Previsión social.

Notas al Capital contable

Reparto de dividendos: Deberá señalarse si la Asamblea de accionistas autorizan el Estado de Posición Financiera año con año como lo establece el artículo 76 Fracción IV de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, que es el primer paso para la distribución de los dividendos.

Deberá indicarse si la empresa distribuye dividendos y cuándo los reparte regularmente, o si no ha repartido, hacerlo notar este hecho para evitarse complicaciones fiscales. Porque da la casualidad de que muchísimas empresas en México no reparten dividendos.

Esta situación pone en riesgo a la empresa, en vista de que las autoridades fiscales le pueden aplicar una evaluación de la razón de negocios a que se refiere el artículo 5º-A del Código Fiscal de la Federación. ¿Por qué existe la razón de negocios? Porque la autoridad se preguntará cómo es posible que los socios no se reparten los dividendos, si la empresa fue creada para generar utilidades y esas ganancias no se reparten. ¿De qué viven los socios? ¿Qué fuente de ingresos tienen que no declaran? Estas son unas posibles inquietudes que pueden surgir por parte de la autoridad fiscal.

Deberá señalarse que los Representantes legales y los que integran el consejo de administración de la empresa, deben recibir una remuneración adicional si es que algunos de ellos a su vez sean empleados de la empresa.

Esto es en atención a lo señalado por artículo 5º-A del Código Fiscal de la Federación, ya que considera que la función de un miembro del consejo de administración debe recibir una remuneración o beneficio económico que no se revela en los estados financieros.

Conclusión

Todo esta información adicional es un valor agregado a nuestro trabajo, es un plus que debe ofrecerse al público que nos da la oportunidad de servirle por pequeño que sea el contribuyente, depende de nosotros los contadores hacer que nuestros clientes saboreen la utilidad que tienen estos comentarios, de ello depende que los mismos clientes valoren nuestro trabajo y en consecuencia, nos retribuyan nuestros servicios.